Um ein Festival in dieser Größe auf die Beine zu stellen, benötigt es mehr als nur guten Willen. Es gilt einige Dinge zu beachten. Neben Partner, die das Festival unterstützen, braucht es in erster Linie auch immer zahlreiche Helfer, die ehrenamtlich und mit viel Freude das StuStaCulum gelingen lassen. Und natürlich dürfen die Künstler nicht fehlen. Hierzu wird ein Bewerbungssystem im Rahmen des Triple Live Summers online gestellt, bei dem sich über 600 Künstler bewerben. Danach hat die Künstler- und Programmbetreuung die Qual der Wahl. Aufgrund deren Entscheidungen kann dann das Programmheft geschrieben und gesetzt werden. Gleichzeitig wird die Bühne und die Technik bestellt. Das Internet wird aktualisiert und um die Eintrittsbuttons wird sich gekümmert. Der Duft der frisch gedruckten Programmhefte und die Freude über das neue Design verkünden, dass das StuStaCulum immer näher kommt.
Diese ganze Arbeit wird vom Verein Kulturleben in der Studentenstadt e.V. übernommen. Dieser wurde 1991 mit dem Leitgedanken zur Förderung des kulturellen Leben in der Studentenstadt gegründet. Anlass zu der Gründung war das dritte StustaCulum, dass sich immer größerer Beliebtheit nicht nur bei Studenten erfreute. Näheres findet ihr unter Geschichte.
Die Mitglieder des Vereins sind in erster Linie Bewohner der Studentenstadt, ehemalige Bewohner oder Interessierte. Für die optimale Arbeitsverteilung und die kontinuierlichen Kommunikation zwischen den Vereinsmitgliedern finden wöchentlich Vereinssitzungen statt. Hier ist jeder eingeladen vorbei zu schauen, der Lust hat mitzuarbeiten und sich einzubringen.
Und da gute Arbeit nie vergebens ist, wird die gelungene Arbeit auch immer wieder gemeinsam befeiert, wie z.B. bei einem Grillfest.